Ska strax ha möte med receptionspersonalen. Kaffet bryggs och fikat, läs frukt, är fixat. Själv sitter jag och kastar i mig lunchen. Inför ett receptionsmöte förbereder jag alltid ett dokument med punkter på sådant som jag vill gå igenom, som alla får innan. Dels för att jag vet att det kan slarvas med att anteckna vad som sägs, dels för att det blir enklare för alla att följa med om de slipper skriva under tiden, de kan göra stödanteckningar bara. Och eftersom jag håller i mötet hinner jag själv inte anteckna speciellt mycket under tiden.

Ibland är det en utmaning att få allt att fungera. Att få alla att ta till sig av och följa rutiner och att implementera nya rutiner. Som chef måste man vara tydlig och ge information på rätt sätt. Enligt mig gärna helst både muntligt och skriftligt. Ibland måste man nog som chef rannsaka sig själv. En av mina brister är t.ex. att jag kan tycka något är så givet och självklart att jag bara förklarar det snabbt, i all hast. När det kanske inte alls är givet för en annan person. Sen tycker jag att det är viktigt att vara tydlig med exempelvis varför något är viktigt/varför man gör en förändring, för att enklare få alla med sig. Men ibland kan man arbeta efter konstens alla regler, ändå så får man tjata om och om igen. Och då måste man kunna sätta ner foten. Och jag kan uppleva att när en sak funkar som man jobbat med, så läcker det lite på något annat håll. Därav har jag gjort mina cirklar! Som illustrerar att allt hänger ihop och måste fungera ;)

Många kan nog tro att vadå, jobba i receptionen på ett gym kan väl inte vara så mycket rutiner? Men jo. Det är massa rutiner. Kassahantering. Kunna säljprocessen. Frysning, uppsägning, överlåtelse och hålla koll på konton och autogirodragningar och datum. Olika företagsavtal och priser. Bokningar. Rapporter. Dessutom ansvarar de för att göra regelbundna checklistor i gymmet, se till att kylar är fyllda, svara i tel och på mail samt ta hand om provträningar som ska fylla i besökskort och läggas in i vårt medlemssystem och CRM-system. Sen kan vi ha kampanj eller olika erbjudanden ute som t.ex. till nyinflyttade och företag och då ska de hanteras på ett speciellt sätt. Och till saken hör att det ofta är mycket människor samtidigt som telefonen ringer och någon vill bli medlem. Då är det ännu viktigare att rutinerna sitter!